Lieferanten im Ausland finden und prüfen

Der Ablauf in sieben Schritten

Eine systematische Lieferantensuche folgt einem klaren Ablauf. Jeder Schritt reduziert das Risiko für den nächsten.

1. 01
   Anforderungen festlegen

   Produkt, Material, Masse, Normen, Menge pro Jahr, Zielpreis, Verpackung und Liefertermine schriftlich definieren. Eine klare Spezifikation ist die Grundlage für vergleichbare Angebote.

2. 02
   Markt recherchieren

   Mögliche Lieferländer und Anbieter über Fachmessen, Branchenverbände, Handelskammern, B2B-Plattformen und Exportförderstellen identifizieren.

3. 03
   Longlist und Shortlist bilden

   Aus den ersten Treffern eine Liste von Kandidaten erstellen und nach Erfahrung, Grösse, Spezialisierung und Kommunikation auf drei bis fünf Favoriten eingrenzen.

4. 04
   Angebote einholen

   Eine Anfrage (RFQ) mit identischer Spezifikation an alle Kandidaten senden – so werden Preise, Lieferzeiten und Bedingungen vergleichbar.

5. 05
   Lieferanten prüfen

   Die Favoriten anhand einer Due-Diligence-Checkliste prüfen, bei grösseren Volumen mit Werksbesuch oder Audit.

6. 06
   Muster testen und freigeben

   Muster bestellen, gegen die Spezifikation testen und ein freigegebenes Referenzmuster festhalten.

7. 07
   Vertrag und Erstbestellung

   Vertrag abschliessen, mit einer überschaubaren Erstbestellung starten und die Ware vor dem Versand prüfen lassen.

Wo man Lieferanten findet

Der beste Kanal hängt von Branche und Produkt ab. Oft lohnt es sich, mehrere zu kombinieren:

• Fachmessen: persönlicher Eindruck, Muster vor Ort und viele Anbieter an einem Ort.
• Branchenverbände und Handelskammern: Mitgliederverzeichnisse und Kontakte, oft mit einer gewissen Vorauswahl.
• B2B-Plattformen: grosse Auswahl, aber sehr unterschiedliche Qualität – Angaben immer selbst überprüfen.
• Switzerland Global Enterprise (S-GE): die offizielle Schweizer Organisation zur Export- und Importförderung, mit Länderinformationen und Kontakten.
• Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk und von Partnern, die ähnliche Produkte beziehen.

Due-Diligence-Checkliste

Bevor Geld fliesst, sollte feststehen, dass der Lieferant existiert, liefern kann und seriös arbeitet. Diese Punkte gehören auf die Liste:

Stand September 2026 – Sanktionsmassnahmen ändern sich laufend; massgeblich sind die aktuellen Angaben des SECO.

Muster und Referenzmuster

Muster sind der ehrlichste Test eines Lieferanten. Bestellen Sie Muster von mehreren Kandidaten und prüfen Sie sie gegen die Spezifikation: Masse, Material, Verarbeitung, Verpackung und, wo nötig, Labortests.

Ist ein Muster in Ordnung, wird es als Referenzmuster (Golden Sample) freigegeben, von beiden Seiten gekennzeichnet und aufbewahrt. Vor Serienbeginn lohnt sich zusätzlich ein Vorserienmuster aus der tatsächlichen Produktion – es zeigt, ob der Lieferant die Qualität auch in Stückzahl erreicht.

Verträge und Incoterms

Ein schriftlicher Vertrag schafft Klarheit. Er sollte mindestens Spezifikation und Referenzmuster, Preis und Währung, Zahlungsbedingungen, Liefertermine, Folgen von Verzug oder Mängeln (z. B. Konventionalstrafen), Schutz von Designs und geistigem Eigentum sowie anwendbares Recht und Gerichtsstand regeln. Zwischen Unternehmen aus Vertragsstaaten des UN-Kaufrechts (CISG) gilt dieses grundsätzlich, sofern es nicht ausdrücklich ausgeschlossen wird – lassen Sie Verträge im Zweifel juristisch prüfen.

Die Incoterms der Internationalen Handelskammer (ICC) legen fest, wer Transport, Kosten und Risiko bis zu welchem Punkt trägt und wer die Zollformalitäten erledigt. Schreiben Sie immer Klausel, Ort und Version, zum Beispiel „FCA Istanbul, Incoterms 2020“.

Bei DDP in die Schweiz muss der ausländische Lieferant die Schweizer Einfuhrsteuer tragen und abwickeln – das setzt in der Praxis oft eine MWST-Registrierung mit Steuervertretung in der Schweiz voraus. Für Schweizer Käufer sind FCA oder DAP daher häufig die praktischere Wahl.

Qualitätskontrolle vor dem Versand

Die wichtigste Kontrolle findet statt, bevor die Ware das Werk verlässt – danach sind Reklamationen teuer und langwierig. Bei einer Vorversandinspektion prüft eine unabhängige Prüfstelle vor Ort eine Stichprobe der fertigen Ware. Die Stichprobengrösse und die zulässigen Fehlerquoten werden meist nach einem anerkannten AQL-Verfahren festgelegt und vorab mit dem Lieferanten vereinbart.

Knüpfen Sie die Restzahlung an einen bestandenen Inspektionsbericht. So hat der Lieferant ein klares Interesse, Mängel vor dem Versand zu beheben.

Nach der Erstbestellung: Lieferanten führen

Eine gute Lieferbeziehung entsteht über mehrere Aufträge. Halten Sie Liefertreue, Qualität und Kommunikation fest, besprechen Sie Abweichungen offen und prüfen Sie wichtige Lieferanten regelmässig neu. Ein zweiter, geprüfter Lieferant für kritische Artikel reduziert die Abhängigkeit.

ZETA unterstützt Unternehmen bei der Suche und Prüfung von Lieferanten im Ausland, organisiert Muster und Inspektionen und koordiniert den Ablauf mit Speditionen und Zolldienstleistern bis zur Lieferung in die Schweiz.